UNIDAD IV

Procesamiento de pedidos y sistemas de informacion

el Procesamiento del pedido. Factores que afectan el precesamiento del pedido. Sistema logistico de la informacion ,estrategia de distribucion  marcas de distribucion. Relaciones internas en el canal de distribucion ejemplos y casos .

DEFINICiÓN DEL PROCESAMIENTO DEL PEDIDO

El procesamiento del pedido está representado por el número de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente. Específicamente, incluyen 1-la preparación, 2-la transmisión,3- la entrada,4- el surtido y5- el informe sobre el estado del pedido . El tiempo requerido para completar cada actividad depende del tipo de petición implicada. El procesamiento del pedido para una 1- venta al menudeo quizá será diferente al de una 2- venta industrial.

1.            Preparación del pedido

Preparación del pedido se refiere a las actividades de recopilar la información necesaria sobre los productos y servicios deseados, así como a la requisición formal de los productos que se vayan a comprar. Puede incluir elegir un vendedor apropiado, llenar un formulario de pedido, determinar la disponibilidad de existencias, comunicar por teléfono la información del pedido a un empleado de ventas o seleccionarlo de un menú en la página Web. Como se ilustra a continuación, esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnología electrónica.

• A todos nos es familiar la lectura del código de barras de nuestra compra al momento de pagar en la caja del supermercado. Dicha tecnología acelera la preparación del pedido al recopilar electrónicamente la información sobre el artículo vendido (tamaño, cantidad y descripción) y presentándola a una computadora para su posterior

procesamiento.

• Hoy en día, muchos vendedores tienen páginas Web en Internet que suministran amplia información sobre sus productos, e incluso permiten colocar pedidos directamente a través de dichas páginas Web. La tecnología está eliminando la necesidad de llenar manualmente los formularios de pedidos.

2.     Transmisión del pedido

Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada.

La transmisión del pedido se realiza de dos maneras fundamentales: manual y electrónica. La transmisión manual puede incluir el envío por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve físicamente hasta el punto de entrada del pedido. La transmisión electrónica de pedidos es ahora muy popular debido a diferentes medios electronicos con Internet.

Por medio de los cuales el pedidos es instantánea, es confiabilidad y preciso, alta seguridad y costos cada  reducidos, casi ha reemplazado a los métodos manuales de transmisión de pedidos.

El tiempo requerido para mover la información del pedido en el sistema de procesamiento puede variar de manera importante, dependiendo de los métodos elegidos.  Velocidad, confiabilidad y precisión son características del desempeño que deberían equilibrarse frente al costo de cualquier equipo y su operación. Aquí el reto es determinar los efectos del desempeño en los ingresos.

3       Entrada del pedido :

 incluyen varias tareas: 1) comprobación de la precisión de la información del pedido, como descripción del artículo y número, cantidad y precio; 2) comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados; 3) preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones, si fuera necesario; 4) comprobación del estado de crédito de los clientes; 5) transcripción de la información del pedido según sea necesario, y 6) facturación. Estas tareas son necesarias porque la información que se solicita del pedido no siempre está en la forma adecuada para seguir procesándola

4.     Surtido del pedido:

 Incluye : 1) adquirir los artículos mediante la recuperación de existencias, la producción, o la compra; 2) empacar los artículos para el envío; 3) programar el envío para su entrega, y 4) preparar la documentación del envío. Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los más importantes.

Algunas reglas alternativas de prioridad podrían ser las siguientes:

1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado (orden de antigüedad).

2. Tiempo más corto de procesamiento.

3. Número especificado de prioridad.

4. Primero los pedidos más pequeños, menos complicados.

5. Fecha de entrega prometida más próxima.

6. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega.

Informe sobre el estado del pedido

 Para mantener al cliente informado de cualquier retraso én el procesamiento del

pedido o en su entrega. Esto, específicamente, incluye: 1) rastreo y localización del pedido en todo el ciclo; 2) comunicación con los clientes sobre dónde puede estar el pedido dentro del ciclo y cuándo puede ser entregado. Esta actividad de seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.

FACTORES QUE AFECTAN El TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL PEDIDO

1.    Prioridades del procesamiento: dar prioridad a los mas beneficiosos por orden de llegada

2.    Precisión en el surtido del pedido: lograr eficiencia  sin errores  en su el preoceso .

3.    Acumulacion de Pedidos: agrupar los pedisos por grupo puede reducir costos pero puede retener algunos pedidos.

4.    Tamaño del Lote: si es muy garnde  se podra ir entregando por partes.-

5.    Consolidacion del embarque: Agrupar  algunos pedidos pequeños para construir un volumen más grande de envío reduce los costos de transporte. El tiempo de procesamiento puedeincrementarse para que el costo de transporte pueda descender.

SISTEMA LOGíSTICO DE INFORMACiÓN

puede describirse en términos de su funcionalidad  y de su operación interna. El propósito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa es la toma de decisiones, desde las estratégicas hasta las operativas, y facilitar las transaccione del negocio. Mayor espacio en la memoria de las computadoras, computadoras más rápidas, acceso cada vez mayor a la información de toda la organización mediante sistemas de Informacion empresarial.

Un sistema logístico de información (LIS, por sus siglas en inglés)  El LIS debería ser lo suficientemente comprensible y capaz

como para permitir la comunicación, no sólo entre las áreas funcionales de la empresa,  sino también entre los miembros de la cadena de suministros (vendedores y clientes). Compartir información seleccionada sobre ventas, envíos, programas de producción, disponibilidad de existencias, estado del pedido y similares, con vendedores y compradores, tiene el valor de reducir las incertidumbres por toda la cadena de suministros, con lo que los usuarios encuentran maneras de beneficiarse

de la disponibilidad de información. Por supuesto, seguirá habiendo resistencia a compartir abiertamente información de una empresa.

Sistema de manejo del transporte (TMS) se enfoca en el transporte de llegada y de salida de una empresa y es parte integral del LIS, comparte información con otros componentes del LIS, como contenido de los pedidos, peso y volumen del artículo, cantidad, fecha prometida de entrega y programación de envío del vendedor. Su propósito es ayudar en la planeación y control de la actividad de transporte de la empresa. Esto implica: 1) selección del método; 2) consolidación del flete; 3) ruta y programación de envíos; 4) procesamiento de quejas; 5) rastreo de envíos y 6) información y pago de la facturación del flete. Puede ser que el TMS de una empresa en particular no contenga todos estos elementos.

1.                            Selección de la modalidad.

Muchas empresas transportan productos en múltiples tamaños

de envío, lo que hace que se tengan que considerar múltiples servicios de flete. Las

opciones de servicio de transporte típicamente van desde carga aérea y transportistas terrestres

de paquetes, hasta movimientos de contenedores oceánicos y carga ferroviaria .

Consolidación del flete.

2       Consolidacion del Flete:

 Una función muy valiosa del TMS consiste en sugerir los

patrones para consolidar pequeños envíos dentro de otros más grandes. Dado que una

característica principal de las tarifas de flete es que los costos unitarios de envío descienden

en forma desproporcionada a como aumenta el tamaño del envío, la consolidación del

envío puede suponer ahorros sustanciales en los costos de transporte, especialmente

cuando los tamaños de los envíos son pequeños.

1.       Ruta y programación de embarques. Cuando una empresa posee o arrienda una flota

de vehículos, se requiere cuidadoso manejo para asegurar que la flota sea operada eficientemente.

2.       Procesamiento de quejas. Es inevitable que algunos envíos se dañen durante el transporte.

Si se mantiene información del contenido del envío, valor del producto, transportista,

origen y destino, y límites de responsabilidad legal, muchas quejas pueden procesarse

automáticamente o con un mínimo de intervención humana.

3.       Rastreo de envíos. La tecnología del sistema de información ha jugado un papel importante

al rastrear el progreso de los envíos una vez que ya han sido transferidos a los

transportistas. Los códigos de barras, la radiotransmisión en ruta, los sistemas de posicionamiento

global y las computadoras a bordo son elementos clave del sistema de información

que permiten conocer la localización de los envíos en tiempo real. El rastreo de informacióndesde el TM5 puede, entonces, ser posible para los receptores de los envíos a través de Internet u otros medios electrónicos. Incluso pueden calcularse estimaciones de tiempos de llegada.