Unidad VII
Sistemas y decisiones de ALMACENAMIENTO y manejo de materiales.
Necesidad de un sistema de almacenamiento. Razones para el
almacenamiento .Funciones del sistema de almacenamiento. Alternativas de
almacenamiento.
El responsable de la logística con frecuencia se ve
involucrado en actividades suplementarias de las actividades primarias de
desplazamiento y almacenamiento de una empresa. El almacenamiento y el manejo son
actividades de ese tipo, las cuales pueden llegar a ser muy importantes, ya que
afectan el tiempo que toma procesar los pedidos de los clientes dentro del
canal de distribución, o tener disponibles los suministros dentro del canal de
suministros. Son actividades absorbentes de costos y merecen cuidadoso manejo.
Las actividades de almacenamiento y manejo de materiales
son responsables de prácticamente una
cuarta parte de los gastos de logística, sin incluir el costo de manejode inventarios. De este gasto,
cerca de la mitad es mano de obra, una cuarta parte es el espacio físico y el
resto es la energía consumida, equipo, materiales y otros. El descuido de no administrar
efectivamente estas actividades puede dar por resultado ineficiencias que
sobrepasen las ganancias de una buena administración en actividades clave como transportación,
mantenimiento de inventarios y flujo de información.
Muchas
actividades de almacenamiento y manejo son repetitivas, por lo que una
cuidadosa administración puede generar sustanciales economías y mejoras del
servicio al cliente en el tiempo.
La planeación
para el diseño de instalaciones, incluye
dimensionar las instalaciones, tipo financiero, configuración, disposición del
espacio, diseño de la dársena o andén, selección del sistema de manejo de
materiales y distribución de las existencias.
NECESIDAD DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
¿Realmente necesitan
las empresas el almacenamiento y el manejo de materiales como parte del sistema
de logística? Si la demanda por los productos de una empresa se
conociera con seguridad, y los productos pudieran suministrarse
instantáneamente para satisfacer la demanda, teóricamente el almacenamiento no
sería necesario, ya que no se
mantendría ningún inventario. Sin embargo, ni es
práctico ni económico que una empresa opere de esta manera ya que, en general, la demanda no puede pronosticarse con
exactitud.
Incluso para aproximar una perfecta coordinación entre la
oferta y la demanda, la producción tendría que poder responder en forma inmediata, y la transportación tendría que ser
perfectamente confiable, con un tiempo de retraso en las entregas igual a cero.
Ninguna empresa puede alcanzar esto a un costo razonable.
Por ello que las empresas usan los inventarios para mejorar la coordinación
entre la oferta y la demanda, y para bajar los costos generales. De aquí se
deriva que el mantenimiento de los inventarios produce la necesidad de
almacenamiento y también la necesidad de manejar los materiales. El almacenamiento se convierte en una
conveniencia económica, más que en una necesidad.
Los costos del almacenamiento y de manejo de materiales se
justifican, ya que pueden ser compensados con los costos de transportación y de
producción-compras. Es decir, al almacenar cierto inventario, una empresa con
frecuencia puede reducir los costos de producción mediante tamaños de lote y de
secuenciación de producción económica. De este modo, la empresa evita las
amplias fluctuaciones en los niveles de salida, debido a variaciones e
incertidumbres en los patrones de la demanda. Además, los inventarios
almacenados pueden llevar a disminuir los costos de transportación mediante el
envío de cantidades más grandes y más económicas. El objetivo es usar sólo la cantidad justa de almacenamiento con la
que se alcance un buen equilibrio económico entre los costos de almacenamiento,
producción y transportación.
RAZONES PARA EL ALMACENAMIENTO
Hay cuatro razones básicas para usar
un espacio de almacenamiento: 1) reducir
los costos
de producción transportación; 2) coordinar la oferta y la demanda; 3) ayudar en
el proceso de producción, y 4) ayudar en el proceso de marketing.
Reducción de los costos de
producción-transportación
El
almacenamiento y su inventario asociado son gastos añadidos, pero pueden ser
compensados por costos más bajos obtenidos gracias a la mejora en la eficiencia
en la transportación y la producción.
Coordinación de suministro y demanda
Las empresas con producción altamente estacional, conjuntamente con una
razonable demanda constante, tienen el problema de coordinar la oferta con la
demanda. Por ejemplo, las compañías alimenticias que producen verduras y frutas
envasadas están obligadas a acumular
la producción, para proveer
el mercado durante la estación en la que no hay cultivos. Por lo
contrario, aquellas empresas que tienen que suministrar un producto o servicio a una demanda
estacional no incierta producen, en general, a un nivel constante durante todo el año, con el fin
de minimizar los costos de producción y construir los inventarios necesarios para satisfacer la
demanda durante una estación de ventas relativamente corta. Los aparatos de aire acondicionado domésticos y los
equipos para quitar nieve de
las calles son algunos ejemplos. Cuando se hace demasiado costoso coordinar la oferta y la demanda con
precisión, es necesario el almacenamiento.
Las consideraciones de las
cotizaciones de los productos también pueden provocar la necesidad de
almacenar. Aquellos materiales y productos que experimentan amplias oscilaciones en
el precio de un momento a otro (cobre, acero y aceite) pueden animar a que una
empresa compre estos productos básicos anticipándose a sus necesidades, con el fin
de obtenerlos a precios más bajos. Por lo general se necesita el
almacenamiento, pero su costo puede compensarse con el mejor precio que se
obtiene por los productos básicos.
Necesidades de producción
El almacenamiento puede ser parte del proceso de producción. La
fabricación de ciertos productos como
quesos, vinos y licores requiere de cierto tiempo para madurar. Los
almacenes no sólo sirven para mantener el producto durante esta fase de
fabricación sino que, en el caso de los productos gravados con impuestos,
sirven para asegurar (o "poner en depósito afianzado") el producto
hasta el momento de la venta. De esta manera, las compañías pueden retrasar el pago de los impuestos del producto
hasta que éste es vendido.
En algunos casos, el almacén puede
desempeñar algunos servicios de "valor añadido", además del de dar cabida al
inventario. Ejemplos de dichos servicios para el cliente son el empaque
especial, el etiquetado particular y la preparación personalizada del producto.
Los servicios de valor añadido son una ampliación del proceso de producción que
tiene lugar en un punto adelante de la cadena de suministros.
Consideraciones
de marketing
El marketing se preocupa frecuentemente de la rapidez con la que debe
estar disponible el producto en el mercado. El almacenamiento se usa para poner
valor a un producto. Es decir, al
almacenar un producto cerca de los clientes a menudo puede reducir el tiempo de
reparto o la oferta puede estar disponible sin demora.
FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
El sistema de almacenamiento puede separarse en dos funciones importantes:
la posesión (almacenamiento) y el manejo
(o manipulación) de materiales. Estas funciones pueden verse cuando
rastreamos el flujo de productos a través de un típico almacén de distribución
de alimentos. El manejo de materiales se
refiere a las actividades de carga y descarga, al traslado del producto hacia y
desde las diversas ubicaciones dentro del almacén y a recoger el pedido. El almacenamiento simplemente es la acumulación
de inventario en el tiempo. Se eligen diversas ubicaciones en el almacén y
diferentes periodos de tiempo, dependiendo del propósito del almacén. Dentro
del almacén, estas actividades de traslado-almacenamiento son repetitivas y
análogas a las actividades de traslado-almacenamiento que ocurren entre varios
niveles del canal de suministros. Por eso, de muchas maneras, el sistema de
almacenamiento es un sistema de distribución a nivel micro. La identificación
específica de las actividades del sistema principal promueve la comprensión del
sistema como
un todo, y ayuda a suministrar una base para generar alternativas de
diseño.
Funciones
del almacenamiento
Las instalaciones de almacenamiento se diseñan alrededor de cuatro
funciones principales: mantenimiento o pertenencia, consolidación, carga
fraccionada (break-bulk) y mezcla.
El diseño y la distribución física (layout) del almacén reflejan el énfasis
particular en satisfacer una o más de estas necesidades.
Mantenimiento o pertenencia
El uso más obvio de las instalacionés de almacenamiento es suministrar
protección y dar cabida ordenada a los inventarios. La duración del tiempo para
depositar los bienes y los requerimientos del almacenamiento dictan la
configuración de la instalación y su distribución planimétrica. Las instalaciones
varían desde las de almacenamiento a largo plazo y especializado (maduración de
licores, por ejemplo), hasta las de almacenamiento de mercancías de propósitos generales (mantenimiento estacional
de bienes), pasando por el mantenimiento temporal de bienes (como en la
terminal de camiones). En este último caso, los bienes se depositan sólo el
tiempo suficiente para alcanzar cantidades eficientes para una carga de camión.
Los productos almacenados de estos diversos modos incluyen bienes terminados
listos para salir al mercado, bienes semielaborados que esperan ensamblaje o
más procesamiento, y materias primas.
Consolidación
Las estructuras de las tarifas de transportación, especialmente la ruptura
de tarifas (un movimiento repentino de las tarifas puede romper hacia arriba o
hacia abajo), influyen en el uso de las instalaciones de almacenamiento. Si los
bienes se originan a partir de una serie de puntos de origen, puede resultar
económico establecer un punto de recolección (un almacén o una terminal de
flete) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes y para reducir los costos generales de
transportación. Esto supone que el comprador no adquiere la suficiente cantidad
para garantizar envíos de volumen desde cada punto de origen. Esta diferencia
en el flete puede más que compensar los cargos de almacenamientode campo.
El término almacén de distribución se usa aquí, principalmente, para
diferenciarlo de un almacén de depósito. La diferencia es cuánta importancia se
da a las actividades de mantenimiento, así como al tiempo en que los bienes
están almacenados. Un almacén de depósito implica que gran parte del espacio
del almacén se dedica al almacenamiento semipermanente o de largo plazo. Por lo
contrario, un
almacén de distribución tiene la mayor parte de su espacio asignado al
almacenamiento temporal, y se le da más atención a la velocidad y facilidad del
flujo del producto, Obviamente, muchos almacenes operan con ambas capacidades y
la diferencia es cuestión de grado.
En el límite, un almacén puede centrarse sólo en actividades de recepción
y expedición, eliminando actividades de almacenamiento y de recolección de
pedidos. A dichos almacenes se les denomina centros de
consolidación (crass dacles), o puntos de agrupamiento. Los bienes se transfieren directo desde
los muelles de recepción y de expedición con poco o ningún almacenamiento. La transferencia por
lo general se completa en menos de 24 horas.
Comparado con enviar los bienes directo desde sus puntos
de origen, el cruce de andén o centro de consolidación se justifica por las
economías de transportación que pueden lograrse.
Carga fraccionada (break-bu/k)
Usar las instalaciones de almacenamiento para fraccionar la
carga (traslado de carga) es lo opuesto a usarlas para consolidar los envíos.
En la figura 11-4 se ilustra una situación generalizada de carga fraccionada.
Los envíos de volúmenes que tienen bajas tarifas de transporte se trasladan al
almacén y luego se envían de nuevo en cantidades más pequeñas. La separación de
embarques consolidados es común en los almacenes de distribución y
terminales, especialmente: 1) cuando las tarifas de transportación
de entrada por unidad son menores que las tarifas de expedición por unidad; 2)
cuando los clientes hacen pedidos en cantidades de carga de menos de un
vehículo, y 3) cuando la distancia entre el fabricante y los clientes es
grande. Aunque las diferenciales de la tarifas de transportación tienden a
favorecer una ubicación del almacén de distribución cercana a los clientes para
las operaciones de carga fraccionada, lo contrario es
cierto para la consolidación del flete.
Mezcla
Las empresas que compran a un número de fabricantes para surtir
una parte de su línea de productos en un
número de plantas pueden encontrar que establecer un almacén como un punto de
mezcla de productos ofrece economías en la transportación. Sin un punto de mezcla, los pedidos de los clientes deberían
surtirse directo de los puntos de producción en envíos de pequeños volúmenes a
altas tarifas de transportación. Sin embargo, un punto de mezcla
permite envíos de volúmenes de las partes de las líneas de productos que tienen
que recogerse en un punto único
y luego ser reunidos en pedidos y reenviados a los
clientes.
Funciones del manejo de materiales
El manejo de materiales dentro de un sistema de
almacenamiento y manejo se representa por
tres actividades principales: carga y descarga, traslado
hacia y desde el almacenamiento, y surtido
del pedido.
ALTERNATIVAS DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento puede tener lugar bajo una serie de acuerdos
financieros y legales. Cada uno presenta una alternativa diferente para el
encargado de la logística a la hora de evaluar su diseño del sistema logístico.
Son importantes cuatro alternativas notables, aunque las diferentes
combinaciones de las cuatro pueden crear una variedad casi infinita. Las alternativas básicas son propiedad,
renta, arrendamiento y almacenamiento en tránsito.
1. Propiedad del espacio
La
mayor parte de las empresas de fabricación y organizaciones de servicio de
alguna manera poseen espacio de almacenamiento, desde un cuarto trasero
para los suministros de oficina hasta un almacén de bienes terminados con espacio
de cientos de miles de pies cuadrados. Sin embargo, la característica común es
que la empresa o la organización tenga una inversión de capital en el espacio y
en el equipo de manejo de materiales de las instalaciones. Por esta inversión,
la compañía espera una serie de ventajas:
a. Almacenamiento
lo menos costoso posible que con renta o arrendado, especialmente si hay gran
utilización de la instalación durante la mayor parte del tiempo.
b) Mayor grado
de control sobre las operaciones de almacenamiento, lo cual ayuda a
asegurar un almacenamiento eficiente
y un alto nivel de servicio.
c) La propiedad
privada puede ser la única alternativa práctica cuando el producto requiere
personal y equipo especializado, como
productos farmacéuticos y ciertos productos
químicos.
d) Los
beneficios que resultan de la posesión de un bien inmueble.
e) El espacio
puede modificarse para otros usos en un tiempo futuro, como instalaciones
de manufactura.
f) El espacio
puede servir como base para una oficina de ventas, flota de camiones privada,
departamento
de tráfico o departamento de compras.
En resumen,
el almacenamiento privado tiene el potencial de ofrecer mejor control, costos
más bajos y mayor flexibilidad que si lo comparamos con el espacio rentado de
almacén, en especial bajo condiciones de demanda sustanciales y constantes o
cuando se necesitan habilidades especiales de almacenamiento.
2. Espacio rentado
Miles de empresas están en el negocio de suministrar
servicios de almacenamiento para otros negocios. Estas empresas pueden ser
almacenes públicos, pero también proveedores externos de servicios logísticos o
agentes despachadores de flete, ambos suministrando el almacenamiento como
parte de su oferta de servicios. Ellos desempeñan muchos de los mismos
servicios que se llevan a cabo en un acuerdo de almacenamiento privado, es
decir, las actividades de recibir, almacenar, expedir y
las que se relacionan con éstos. Estos proveedores de almacenes son
parecidos a las compañías de transportación y mantienen esencialmente la misma
relación con el almacén privado que el transportista común mantiene con una
propiedad privada de flota de camiones.
Almacenamiento en tránsito
El almacenamiento en tránsito se refiere al tiempo que los
bienes permanecen en el equipo de transportación durante el reparto. Es una
forma especial de almacenamiento que requiere coordinación con la elección de
un modo o servicio de transportación. Dado que las diferentes opciones de
transportación significan diferentes tiempos de tránsito, es posible para el
logístico seleccionar un servicio de transportación que pueda reducir
sustancialmente
o incluso eliminar la necesidad del almacenamiento
convencional. Esta alternativa es particularmente atractiva para aquellas compañías
que manejan inventarios estacionales y envíos a largas distancias.
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