Unidad VII


Sistemas y decisiones de ALMACENAMIENTO  y  manejo de materiales.

Necesidad de un sistema de almacenamiento. Razones para el almacenamiento .Funciones del sistema de almacenamiento. Alternativas de almacenamiento.
El responsable de la logística con frecuencia se ve involucrado en actividades suplementarias de las actividades primarias de desplazamiento y almacenamiento de una empresa. El almacenamiento y el manejo son actividades de ese tipo, las cuales pueden llegar a ser muy importantes, ya que afectan el tiempo que toma procesar los pedidos de los clientes dentro del canal de distribución, o tener disponibles los suministros dentro del canal de suministros. Son actividades absorbentes de costos y merecen cuidadoso manejo.
Las actividades de almacenamiento y manejo de materiales son responsables de prácticamente una cuarta parte de los gastos de logística, sin incluir el costo de manejode inventarios. De este gasto, cerca de la mitad es mano de obra, una cuarta parte es el espacio físico y el resto es la energía consumida, equipo, materiales y otros. El descuido de no administrar efectivamente estas actividades puede dar por resultado ineficiencias que sobrepasen las ganancias de una buena administración en actividades clave como transportación, mantenimiento de inventarios y flujo de información.
Muchas actividades de almacenamiento y manejo son repetitivas, por lo que una cuidadosa administración puede generar sustanciales economías y mejoras del servicio al cliente en el tiempo.
La planeación para el diseño de instalaciones,  incluye dimensionar las instalaciones, tipo financiero, configuración, disposición del espacio, diseño de la dársena o andén, selección del sistema de manejo de materiales y distribución de las existencias.

NECESIDAD DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

¿Realmente necesitan las empresas el almacenamiento y el manejo de materiales como parte del sistema de logística? Si la demanda por los productos de una empresa se conociera con seguridad, y los productos pudieran suministrarse instantáneamente para satisfacer la demanda, teóricamente el almacenamiento no sería necesario, ya que no se mantendría ningún inventario. Sin embargo, ni es práctico ni económico que una empresa opere de esta manera ya que, en general, la demanda no puede pronosticarse con exactitud.
Incluso para aproximar una perfecta coordinación entre la oferta y la demanda, la producción tendría que poder responder en forma inmediata, y la transportación tendría que ser perfectamente confiable, con un tiempo de retraso en las entregas igual a cero.
Ninguna empresa puede alcanzar esto a un costo razonable. Por ello que las empresas usan los inventarios para mejorar la coordinación entre la oferta y la demanda, y para bajar los costos generales. De aquí se deriva que el mantenimiento de los inventarios produce la necesidad de almacenamiento y también la necesidad de manejar los materiales. El almacenamiento se convierte en una conveniencia económica, más que en una necesidad.
Los costos del almacenamiento y de manejo de materiales se justifican, ya que pueden ser compensados con los costos de transportación y de producción-compras. Es decir, al almacenar cierto inventario, una empresa con frecuencia puede reducir los costos de producción mediante tamaños de lote y de secuenciación de producción económica. De este modo, la empresa evita las amplias fluctuaciones en los niveles de salida, debido a variaciones e incertidumbres en los patrones de la demanda. Además, los inventarios almacenados pueden llevar a disminuir los costos de transportación mediante el envío de cantidades más grandes y más económicas. El objetivo es usar sólo la cantidad justa de almacenamiento con la que se alcance un buen equilibrio económico entre los costos de almacenamiento, producción y transportación.

RAZONES PARA EL ALMACENAMIENTO

Hay cuatro razones básicas para usar un espacio de almacenamiento: 1) reducir los costos de producción transportación; 2) coordinar la oferta y la demanda; 3) ayudar en el proceso de producción, y 4) ayudar en el proceso de marketing.
Reducción de los costos de producción-transportación
El almacenamiento y su inventario asociado son gastos añadidos, pero pueden ser compensados por costos más bajos obtenidos gracias a la mejora en la eficiencia en la transportación y la producción.
Coordinación de suministro y demanda
Las empresas con producción altamente estacional, conjuntamente con una razonable demanda constante, tienen el problema de coordinar la oferta con la demanda. Por ejemplo, las compañías alimenticias que producen verduras y frutas envasadas están obligadas a acumular la producción, para proveer el mercado durante la estación en la que no hay cultivos. Por lo contrario, aquellas empresas que tienen que suministrar un producto o servicio a una demanda estacional no incierta producen, en general, a un nivel constante durante todo el año, con el fin de minimizar los costos de producción y construir los inventarios necesarios para satisfacer la demanda durante una estación de ventas relativamente corta. Los aparatos de aire acondicionado domésticos y los equipos para quitar nieve de las calles son algunos ejemplos. Cuando se hace demasiado costoso coordinar la oferta y la demanda con precisión, es necesario el almacenamiento.
Las consideraciones de las cotizaciones de los productos también pueden provocar la necesidad de almacenar. Aquellos materiales y productos que experimentan amplias oscilaciones en el precio de un momento a otro (cobre, acero y aceite) pueden animar a que una empresa compre estos productos básicos anticipándose a sus necesidades, con el fin de obtenerlos a precios más bajos. Por lo general se necesita el almacenamiento, pero su costo puede compensarse con el mejor precio que se obtiene por los productos básicos.
Necesidades de producción
El almacenamiento puede ser parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos como quesos, vinos y licores requiere de cierto tiempo para madurar. Los almacenes no sólo sirven para mantener el producto durante esta fase de fabricación sino que, en el caso de los productos gravados con impuestos, sirven para asegurar (o "poner en depósito afianzado") el producto hasta el momento de la venta. De esta manera, las compañías pueden retrasar el pago de los impuestos del producto hasta que éste es vendido.
En algunos casos, el almacén puede desempeñar algunos servicios de "valor añadido", además del de dar cabida al inventario. Ejemplos de dichos servicios para el cliente son el empaque especial, el etiquetado particular y la preparación personalizada del producto. Los servicios de valor añadido son una ampliación del proceso de producción que tiene lugar en un punto adelante de la cadena de suministros.
Consideraciones de marketing
El marketing se preocupa frecuentemente de la rapidez con la que debe estar disponible el producto en el mercado. El almacenamiento se usa para poner valor a un producto. Es decir, al almacenar un producto cerca de los clientes a menudo puede reducir el tiempo de reparto o la oferta puede estar disponible sin demora.
FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
El sistema de almacenamiento puede separarse en dos funciones importantes: la posesión (almacenamiento) y el manejo (o manipulación) de materiales. Estas funciones pueden verse cuando rastreamos el flujo de productos a través de un típico almacén de distribución de alimentos. El manejo de materiales se refiere a las actividades de carga y descarga, al traslado del producto hacia y desde las diversas ubicaciones dentro del almacén y a recoger el pedido. El  almacenamiento simplemente es la acumulación de inventario en el tiempo. Se eligen diversas ubicaciones en el almacén y diferentes periodos de tiempo, dependiendo del propósito del almacén. Dentro del almacén, estas actividades de traslado-almacenamiento son repetitivas y análogas a las actividades de traslado-almacenamiento que ocurren entre varios niveles del canal de suministros. Por eso, de muchas maneras, el sistema de almacenamiento es un sistema de distribución a nivel micro. La identificación específica de las actividades del sistema principal promueve la comprensión del sistema como
un todo, y ayuda a suministrar una base para generar alternativas de diseño.
Funciones del almacenamiento
Las instalaciones de almacenamiento se diseñan alrededor de cuatro funciones principales: mantenimiento o pertenencia, consolidación, carga fraccionada (break-bulk) y mezcla.
El diseño y la distribución física (layout) del almacén reflejan el énfasis particular en satisfacer una o más de estas necesidades.
Mantenimiento o pertenencia
El uso más obvio de las instalacionés de almacenamiento es suministrar protección y dar cabida ordenada a los inventarios. La duración del tiempo para depositar los bienes y los requerimientos del almacenamiento dictan la configuración de la instalación y su distribución planimétrica. Las instalaciones varían desde las de almacenamiento a largo plazo y especializado (maduración de licores, por ejemplo), hasta las de almacenamiento de mercancías  de propósitos generales (mantenimiento estacional de bienes), pasando por el mantenimiento temporal de bienes (como en la terminal de camiones). En este último caso, los bienes se depositan sólo el tiempo suficiente para alcanzar cantidades eficientes para una carga de camión. Los productos almacenados de estos diversos modos incluyen bienes terminados listos para salir al mercado, bienes semielaborados que esperan ensamblaje o más procesamiento, y materias primas.
Consolidación
Las estructuras de las tarifas de transportación, especialmente la ruptura de tarifas (un movimiento repentino de las tarifas puede romper hacia arriba o hacia abajo), influyen en el uso de las instalaciones de almacenamiento. Si los bienes se originan a partir de una serie de puntos de origen, puede resultar económico establecer un punto de recolección (un almacén o una terminal de flete) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes  y para reducir los costos generales de transportación. Esto supone que el comprador no adquiere la suficiente cantidad para garantizar envíos de volumen desde cada punto de origen. Esta diferencia en el flete puede más que compensar los cargos de almacenamientode campo.
El término almacén de distribución  se usa aquí, principalmente, para diferenciarlo de un almacén de depósito. La diferencia es cuánta importancia se da a las actividades de mantenimiento, así como al tiempo en que los bienes están almacenados. Un almacén de depósito implica que gran parte del espacio del almacén se dedica al almacenamiento semipermanente o de largo plazo. Por lo contrario, un
almacén de distribución tiene la mayor parte de su espacio asignado al almacenamiento temporal, y se le da más atención a la velocidad y facilidad del flujo del producto, Obviamente, muchos almacenes operan con ambas capacidades y la diferencia es cuestión de grado.
En el límite, un almacén puede centrarse sólo en actividades de recepción y expedición, eliminando actividades de almacenamiento y de recolección de pedidos. A dichos almacenes se les denomina centros de consolidación (crass dacles), o puntos de agrupamiento. Los bienes se transfieren directo desde los muelles de recepción y de expedición con poco o ningún almacenamiento. La transferencia por lo general se completa en menos de 24 horas.
Comparado con enviar los bienes directo desde sus puntos de origen, el cruce de andén o centro de consolidación se justifica por las economías de transportación que pueden lograrse.
Carga fraccionada (break-bu/k)
Usar las instalaciones de almacenamiento para fraccionar la carga (traslado de carga) es lo opuesto a usarlas para consolidar los envíos. En la figura 11-4 se ilustra una situación generalizada de carga fraccionada. Los envíos de volúmenes que tienen bajas tarifas de transporte se trasladan al almacén y luego se envían de nuevo en cantidades más pequeñas. La separación de embarques consolidados es común en los almacenes de distribución y
terminales, especialmente: 1) cuando las tarifas de transportación de entrada por unidad son menores que las tarifas de expedición por unidad; 2) cuando los clientes hacen pedidos en cantidades de carga de menos de un vehículo, y 3) cuando la distancia entre el fabricante y los clientes es grande. Aunque las diferenciales de la tarifas de transportación tienden a favorecer una ubicación del almacén de distribución cercana a los clientes para
las operaciones de carga fraccionada, lo contrario es cierto para la consolidación del flete.
Mezcla
Las empresas que compran a un número de fabricantes para surtir una parte de su línea de  productos en un número de plantas pueden encontrar que establecer un almacén como un punto de mezcla de productos ofrece economías en la transportación. Sin un punto de mezcla, los pedidos de los clientes deberían surtirse directo de los puntos de producción en envíos de pequeños volúmenes a altas tarifas de transportación. Sin embargo, un punto de mezcla permite envíos de volúmenes de las partes de las líneas de productos que tienen que recogerse en un punto único
y luego ser reunidos en pedidos y reenviados a los clientes.
Funciones del manejo de materiales
El manejo de materiales dentro de un sistema de almacenamiento y manejo se representa por
tres actividades principales: carga y descarga, traslado hacia y desde el almacenamiento, y surtido
del pedido.
ALTERNATIVAS DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento puede tener lugar bajo una serie de acuerdos financieros y legales. Cada uno presenta una alternativa diferente para el encargado de la logística a la hora de evaluar su diseño del sistema logístico. Son importantes cuatro alternativas notables, aunque las diferentes combinaciones de las cuatro pueden crear una variedad casi infinita. Las alternativas básicas son propiedad, renta, arrendamiento y almacenamiento en tránsito.
1.  Propiedad del espacio
 La mayor parte de las empresas de fabricación y organizaciones de servicio de alguna manera poseen espacio de almacenamiento, desde un cuarto trasero para los suministros de oficina hasta un almacén de bienes terminados con espacio de cientos de miles de pies cuadrados. Sin embargo, la característica común es que la empresa o la organización tenga una inversión de capital en el espacio y en el equipo de manejo de materiales de las instalaciones. Por esta inversión, la compañía espera una serie de ventajas:
a.      Almacenamiento lo menos costoso posible que con renta o arrendado, especialmente si hay gran utilización de la instalación durante la mayor parte del tiempo.
b)      Mayor grado de control sobre las operaciones de almacenamiento, lo cual ayuda a
asegurar un almacenamiento eficiente y un alto nivel de servicio.
c)      La propiedad privada puede ser la única alternativa práctica cuando el producto requiere
personal y equipo especializado, como productos farmacéuticos y ciertos productos
químicos.
d)      Los beneficios que resultan de la posesión de un bien inmueble.
e)      El espacio puede modificarse para otros usos en un tiempo futuro, como instalaciones
de manufactura.
f)       El espacio puede servir como base para una oficina de ventas, flota de camiones privada,
departamento de tráfico o departamento de compras.
En resumen, el almacenamiento privado tiene el potencial de ofrecer mejor control, costos más bajos y mayor flexibilidad que si lo comparamos con el espacio rentado de almacén, en especial bajo condiciones de demanda sustanciales y constantes o cuando se necesitan habilidades especiales de almacenamiento.
2.  Espacio rentado
Miles de empresas están en el negocio de suministrar servicios de almacenamiento para otros negocios. Estas empresas pueden ser almacenes públicos, pero también proveedores externos de servicios logísticos o agentes despachadores de flete, ambos suministrando el almacenamiento como parte de su oferta de servicios. Ellos desempeñan muchos de los mismos servicios que se llevan a cabo en un acuerdo de almacenamiento privado, es
decir, las actividades de recibir, almacenar, expedir y las que se relacionan con éstos. Estos proveedores de almacenes son parecidos a las compañías de transportación y mantienen esencialmente la misma relación con el almacén privado que el transportista común mantiene con una propiedad privada de flota de camiones.
Almacenamiento en tránsito
El almacenamiento en tránsito se refiere al tiempo que los bienes permanecen en el equipo de transportación durante el reparto. Es una forma especial de almacenamiento que requiere coordinación con la elección de un modo o servicio de transportación. Dado que las diferentes opciones de transportación significan diferentes tiempos de tránsito, es posible para el logístico seleccionar un servicio de transportación que pueda reducir sustancialmente
o incluso eliminar la necesidad del almacenamiento convencional. Esta alternativa es particularmente atractiva para aquellas compañías que manejan inventarios estacionales y envíos a largas distancias.

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